Prozessruhe.
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Dateien werden zu kontrollierbaren Vorgängen

Dokumente automatisch erfassen, zuordnen und weiterverarbeiten

Dokumentenprozesse verbinden Dateieingang, Erkennung, Klassifizierung, Prüfung, Ablage und Übergabe. Strukturierte Regeln und KI können dabei unterschiedliche Aufgaben übernehmen.

Eingang / Dokumentarten

Unterschiedliche Dokumente brauchen unterschiedliche Prüfungen

01

E-Mail-Anhänge

Dateityp, Absender, Betreff und weitere Merkmale können den ersten Verarbeitungspfad bestimmen.

02

PDF-Dateien

Textbasierte und bildbasierte PDFs unterscheiden sich technisch und qualitativ.

03

Rechnungen

Fachliche, steuerliche und buchhalterische Prüfungen dürfen nicht pauschal als automatisiert angenommen werden.

04

Zertifikate

Gültigkeit, Produktbezug und notwendige Metadaten müssen projektspezifisch definiert werden.

05

Produktunterlagen

Dokumente können Produkten, Kategorien oder Sprachen zugeordnet und weitergegeben werden.

06

Unstrukturierte Dokumente

Texterkennung und KI können vorbereiten; Qualität und Freigabe bleiben anwendungsabhängig.

Dokument / Prozesspfad

Vom Eingang bis zur Ablage

  1. 01

    Erfassen

    Datei, Quelle und technischer Eingang werden registriert.

  2. 02

    Prüfen

    Typ, Größe, Lesbarkeit und erforderliche Merkmale werden kontrolliert.

  3. 03

    Klassifizieren

    Regeln oder geeignete KI ordnen das Dokument einer Kategorie zu.

  4. 04

    Metadaten ergänzen

    Dateiname, Bezug, Datum und weitere Felder werden vorbereitet.

  5. 05

    Freigeben

    Unsichere oder kritische Dokumente gehen in eine menschliche Prüfung.

  6. 06

    Übergeben

    Datei und Metadaten werden an Ablage, DMS oder Folgeschritt übertragen.

Grenzen / Schutz

Dokumente können sensible Informationen enthalten

  • Datenarten und Zugriffsrechte vorab bewerten
  • nur erforderliche Inhalte verarbeiten
  • Original, Zwischenstand und Ergebnis unterscheiden
  • Aufbewahrung und Löschung projektbezogen planen
  • unsichere Klassifizierungen sichtbar machen
  • menschliche Freigaben für kritische Fälle vorsehen
  • keine rechtssichere Buchhaltungsautomatisierung pauschal versprechen

Texterkennung und KI-Ausgaben können unvollständig oder falsch sein. Je nach Dokument bleibt eine fachliche Prüfung notwendig.

Nächster Schritt / Input

Welche Dokumente werden heute manuell sortiert?

Quelle, Dokumentarten, gewünschte Ablage und notwendige Freigaben bilden den Ausgangspunkt.

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